【仕事効率化】仕事が早い人はやってる！効率よく進める5STEP

こんにちは。るみです。

こんなお悩みはありませんか？

・仕事を片付けるのに時間がかかってしまう
・もっと効率よく仕事を終わらせたい

自分なりに頑張ってはいても、なかなかうまくできない…
そういうことってありますよね。
そんな時は、「仕事が早い人」のコツを盗むことも大事！

どうしても効率よく仕事を進めたい私が
仕事ができる人＝通称シゴできさん
から学んだ効率よく進める5STEPを紹介します！

Contents

仕事が早い人の特徴

社会人になって、はや10年以上。
一緒に働いてきて、「シゴできすぎる…」と思った方々の特徴はこちらです。

完璧に細部までこだわるよりは確実に仕事を完了させる人のことです。
仕事には必ず「期日」がありますよね。
期日に間に合うように仕事を進める人がシゴできさんでした。

具体的には
・資料のデザインに凝りすぎる⇨シンプルでも確実にクライアントが見やすい資料の作成
確実に後者の方が重要度は高いと思いませんか？

私も過去には「こだわり」があった部分もありましたが
クライアントにとって「重要ではないこだわり」はバッサリ捨てるようにしました。笑

それよりも期日までに確実に仕事を完了させる方が何よりも大事！
こだわりすぎる完璧主義よりも、完了主義さんが私の周りのシゴできさんでした。

シゴできさんはとにかく優先順位がはっきり明確！
何から取り組むべきかがわかっているとサクサク仕事も進みますよね。

例えば、仕事と一口に言っても、たくさんありますよね。

・メールのチェック
・会議
・クライアントとの打ち合わせ
・資料作成

など…書ききれないほどあります。
TODOリストを書き出してチェックをして進めていく人が多かったです。
後ほど、私が学んだ優先順位の決め方を紹介します！

今、抱えてるタスクを全て書き出しましょう！
・クライアントとの約束
・資料作成
・会議が3つ
・スケジュール調整
・予約取り
など思いつく限り、書き出します！

書き出したタスクをもっと細かく分けることができます。
例えば…
資料作成の場合
∟資料全体の内容の大枠決め・使うデータや画像の収集・パワーポイントやCanvaで作成

資料作成と一言で括っても、細かく作業を分けるとこのくらい出てきます。
面倒な感じはありますが
細かくタスクを分けることで、自分の「やるべきこと」が明確になります。

前述した、シゴできさんは優先順位を確実に決めている…ですが
目から鱗だった優先順位の決め方はこれ！
【画像を入れる】

緊急度と重要度の4つの指標に分けて、今抱えてるタスクがどこに入るのかを
書き出してみて下さい。

自ずと、やるべき順番が見えてきます。
私はこれを知ってから、常に頭の中で考えて進めれるようになりました！

タスクが細分化でき、優先順位も緊急度と重要度で決めることができたら
あとはスケジュールに落とし込むだけ。

私はGoogleカレンダーを使用しています。
15分単位で区切れることや、色分けができるので
一目で見てわかります。

慣れないうちは時間割のように入れておくのがオススメ！
私は、時間割のように入れるのが面倒になったため（笑）
大きなスケジュールだけ入れるようにしています。

細かな作業は毎日、仕事を終えるときに翌日の仕事を
手帳に書き出し、取り組む順番も番号を振っています。

仕事を始める時に悩まずに開始できるのでかなり効率的♪

ここまでできたら、あとは手を動かすのみ。
もっと細かくスケジュール通りに進めたい時は
アラームをかけたりしています。笑

1つの作業に時間をかけすぎると
他の業務が押すからです。

それこそ、完了主義を意識して
終わっていなくても、次の仕事に進めるようにしています。

そして余った時間で終わらせていなかったところを再度取り組む…という風にしています。

仕事を進めるのが上手な人は、必ず工夫してるポイントがあります。
今回は、私がシゴできさんから学んで確実に効率化が進んだ５STEPを紹介しました！

真似できるところから取り入れてみて下さいね！

読んでいただきありがとうございました！